Foreninger kan rekruttere og fastholde frivillige hjælpere i foreningen ved hjælp af et online tilmeldingsmodul. Her taster den enkelte frivillige sin hjælperprofil ind og tilkendegiver derved, hvor meget eller hvor lidt han/hun vil hjælpe, og hvilke typer opgaver han/hun foretrækker.
Systemet sender personens svar til deres mail, og de kan selv rette i indtastningen efterfølgende. Få inspiration i eksemplet herunder.
Læs nedenfor om, hvordan I kan overholde GDPR-reglerne.
Tilmeldingsmodulet genererer automatisk en oversigt i en excel-fil over alle tilmeldinger. Her kan foreningens frivilligkoordinator se, hvilke frivillige der kan være relevante at spørge til en aktuel opgave. Se et eksempel på en "hjælperoversigt" her.
Ledelse af frivillige - en lille appetitvækker
Råd nr. 1: Sørg for, at I ALDRIG bruger de frivillige til flere eller andre opgaver, end de har budt ind på i tilmeldingsmodulet. Hvis I ødelægger den tillid, flygter jeres frivillige.
Råd nr. 2: Sørg for at finde ud af, hvad der motiverer hver enkelt frivillig - spørg eventuelt direkte og lad ledelsesstilen matche den enkeltes behov.
Som et lille eksempel på, at alle frivillige er forskellige og motiveres forskelligt, så se blot disse typiske og meget forskellige typer, som naturligvis alle har lige stor værdi:
- "Festaben" - der går efter det festlige og det sociale samvær.
- "Nørden" - der har faglige ambitioner og stiller krav.
- "Politikertypen" - der vil have medindflydelse og mærke, at de flytter noget.
- "Ekshibitionisten i reklame-t-shirten" - der får styrket sin identitet.
- "Sekretæren" - den lidt mere anonyme, som rydder op efter de andres mange ideer og aftaler.
Den frivillige ved bedst selv, hvilken type han/hun hører til. Derfor skal foreningen ved rekrutteringen give mulighed for, at den enkelte kan pege på den type opgave, han/hus selv finder motiverende.
Der er skrevet meget godt om ledelse og motivering af frivillige, og der er flere gode kurser om emnet, som vi kan anbefale.
Vær opmærksom på GDPR-reglerne om datasikkerhed
Vi anbefaler, at I benytter et IT-system, hvor I selv har kontrol over borgernes oplysninger. Det har I ikke med et Google-modul, og dermed lever I som udgangspunkt ikke op til de gældende regler.
Men hvis I ikke har eget IT-system med modulfunktion og derfor foretrækker eksempelvis at bruge en formular i Google (som i ovenstående eksempel), så anbefaler vi, at de frivillige ikke indtaster deres fulde navn og kontaktoplysninger, men i stedet bruger et alias. Det alias og vedkommendes rigtige oplysninger skal den frivillige derefter give til foreningens frivilligkoordinator på anden vis. Koordinatoren kan så opbevare en liste med kontaktoplysninger forsvarligt et andet sted. Lidt bøvlet, men lovligt.
Datatilsynet er myndighed på området og kan give jer oplysninger om, hvordan I håndterer reglerne.
Hvis I ønsker en digital kopi af ovenstående Google-formular til inspiration, så kontakt:
Fritidskonsulent
Birgitte Strøbeck
Tlf.: 8915 1076
E-mail: bsp@randers.dk
Jobportal for frivilligt arbejde
På en nationale jobportal herunder kan arrangører søge frivillige, og frivillige kan finde en opgave, de gerne vil løse, inden for mange kategorier som f.eks. sport, kultur, indsamling, undervisning med mere.